一元管理システムとは？主な機能や導入するメリットを紹介

一元管理システムとは、さまざまな情報やデータを一か所に集約して管理するシステムのことです。

複数の情報を取り扱う方の中には、「管理が難しい」「効率よく一か所で管理したい」とお悩みの人もいるのではないでしょうか。

一元管理システムを活用すると情報やデータを一か所にまとめられるので、あちこちに散らばっている情報を扱いやすくなります。

この記事では、一元管理システムの主要機能や導入するメリットなどについて解説します。一元管理システムについて詳しく知りたい方や社内への導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

一元管理システムとは｜複数データを一か所に集約

一元管理システムとは、さまざまな領域の情報やデータを一か所にまとめて管理・活用するシステムです。

情報を一元管理すると、顧客情報や注文状況、売り上げなどに関する情報を一か所にまとめることが可能です。たとえば、通販事業では、受発注の処理から発送、売上管理に至るまでの日々の業務が簡略化されます。個人の業務効率が上がることで、組織全体の労働生産性の向上が期待できるのです。

また、一元管理システムは、管理するデータの分析にも役立ちます。顧客の購入履歴などから好みや傾向を分析すれば、最適なアプローチ方法やタイミングがわかり、売り上げアップが期待できるでしょう。

特に近年、得られる情報やデータの量は膨大です。適切に情報の一元管理を行わない場合、作業効率が落ちるだけでなく、潜在的なビジネスチャンスを逃す恐れがあります。

一元管理システムの導入には、初期コストや維持費がかかります。導入による業務効率や売り上げアップが期待できる一方、高額な費用を払っても成果が出ない可能性もあるでしょう。導入前には、予算を明確にして、費用対効果が下がらないための対策が必要です。

ECサイトに最適！一元管理システムの機能

ECサイトにおける一元管理システムの機能は、以下の５つです。

それぞれ解説します。

受発注｜受注の処理が効率化

一元管理システムを導入すると、受発注の処理を効率的に行えます。各サイトの管理画面から個別に対応していた作業を一本化できるのが特徴です。

一元管理システムには、複数データの同時取り込み・共有、受注、帳票発行、メール送付、発送などの工程を一元管理する機能があります。個別に管理していることで発生する手間が省けると、業務にかかる時間を短縮できるため、作業の効率アップが期待できるのです。

一元管理を行わない場合、各工程で発生する作業を個別に対応しなければなりません。作業者の負担となるだけでなく、データの重複や不整合が起きる可能性があります。

効率的に受発注を行う機能によって、受発注に必要な業務が簡単になり、商品をより迅速に届けられることにつながるでしょう。

在庫管理｜複数店の在庫が一目でわかる

一元管理システムで在庫データを一元管理すれば、複数店の在庫状況を一目で把握することが可能です。複数店の在庫状況を一元管理できれば、キャンセルや返品交換などのイレギュラーな事態にも迅速に対応できます。

特に、複数サイトの在庫の個別管理は、負担の大きい作業です。店舗間のやりとりが増えると、ミスや余計な手間が発生しやすくなるでしょう。

在庫管理を一元化できれば、業務の効率化や人的ミスの軽減が期待できます。在庫切れや過剰在庫を防止する効果もあるので、不要なコストの削減にもつながります。

メール管理｜問い合わせをまとめて管理

一元管理システムを活用すれば、問い合わせ履歴の共有やチャネルごとのメール管理ができます。顧客に対して迅速な対応や丁寧な回答をするためには、顧客からの問い合わせメールを管理することが大切です。

近年は、ＳＮＳや問い合わせフォームなど問い合わせする方法がさまざまあります。一元管理することで、複数のチャネルに適した対応ができるでしょう。

また、問い合わせに対して「未対応」「返信待ち」「対応済」などのステータスを付与し、複数人が業務の進捗状況を確認することも可能です。顧客への対応状況が一目でわかるので、顧客への対応が漏れる心配はなくなります。

商品管理｜複数店の商品名を同時に変更

一元管理システムは、複数の商品の基礎となるデータを一括管理できるので、商品の情報を統一するのにも役立ちます。

たとえば、ECサイトを運営すると、「複数店の商品名を同時に変更したい」「商品の説明文を同時に修正したい」というのはよく見られるケースです。一元管理システムを活用すれば、作業が簡単に完了します。

もし、商品の情報を一括管理せずに個別で作業をすると、大きな手間と時間がかかるでしょう。また、サイトやチャネルによって商品の情報が異なると、顧客の混乱を招く恐れがあります。

商品情報の一元管理は、在庫管理や受発注の最適化にも関わる必須事項といえるでしょう。

売り上げ管理｜データを分析して活用

一元管理システムによっては、売り上げの管理機能が搭載されています。複数店舗やチャネルの売り上げを一元管理し、まとめられるのです。

個別の売り上げと全体の売り上げを簡単に参照できると、データの分析と活用が可能になります。分析したデータは、プロモーションや販売促進に活かすことが可能です。さらに、必要な数字が可視化できるため、精算処理の効率化にもつながるでしょう。

一元管理システムのデータ分析機能は、売り上げアップのために重要な機能といえます。

一元管理システムを導入する３つのメリット

EC一元管理システム導入メリットは、以下の３つです。

それぞれ解説します。

業務の効率化

顧客情報や取引内容、在庫状況などの情報を一元管理することで、データの収集や単純作業などの時間が削減され、業務効率を向上できます。

受発注や在庫、商品の情報をひとつの場所で確認できるので、店舗が複数あっても情報収集に労力がかかりません。個別に分けていた業務を一括でまとめて行えれば、人的コストや作業時間が削減できるのです。

複数のチャネルがあるECサイトなどでは情報管理が複雑になりやすく、情報更新の遅延や作業ミスが起こる可能性があります。

作業が効率化して新たに作業時間を確保できれば、より生産的な作業に人と時間を回せるので、売り上げアップにつながるでしょう。

最適な在庫を持てる

一元管理システムを導入することで、店舗の在庫管理が簡単になり、在庫不足や過剰在庫を防止できることもメリットです。

商品の在庫状況を一元管理することで、店舗数が複数だとしても各在庫を一目で把握できます。余剰な在庫を最小限にしたり、店舗同士で連携して不足を補ったりという対応が可能です。

サイトにとって最適な在庫を維持できると、商品の劣化防止や、在庫管理の手間やコストの削減につながります。

必要なデータがすぐに見つかる

一元管理システムの活用により、複数の情報を集約して整理できるので、必要なデータを簡単に検索可能です。

たとえば、「Instagramからの流入量を参照・分析」「２０代の顧客がどの商品に注目しているか」のような情報でもすぐに取得できます。チャネルが複数でも労力は変わりません。

情報の保管場所が散在しているとデータの取得に手間と時間がかかり、業務効率の低下や情報共有の遅れが起きるでしょう。

必要なデータをすぐに見つけられることで、業務が効率化して生産性のアップが期待できます。

【選び方】一元管理システムの選定方法

一元管理システムを選ぶときは、業務の効率化や負担の軽減を実現するために、業務に必要な機能が搭載されているかをチェックしましょう。

一元管理システムによって搭載されるサービス内容は異なります。システムを活用することで「自社の問題を解決できるか」「手間のかかる業務の効率をアップできるか」などをシミュレーションすることがポイントです。

また、一元管理システムの導入には初期コストやオプション費用がかかるので、予算に合うものを選ぶことも大切です。

特に、性能が良いからといって高額な商品を選ぶのは適切ではありません。費用対効果の観点から、導入する目的と予算のバランスを意識しましょう。

自社の業務や課題に合わせて、システムに機能をカスタマイズできるかどうかも重要です。事業が進行すると、状況によっては業務内容や直面する課題が変化します。システム導入時には不要だった機能があとから必要になるケースも少なくありません。

環境の変化に柔軟に対応して、業務を滞らせないためには、システムに必要な機能を追加できるかどうかリサーチしておくとよいでしょう。

一元管理システムなら「SMILE V2 Smart」

一元管理システムを導入したい方は、「SMILE V2 Smart」をご検討ください。

SMILE V2 Smartは、通販業務や卸売業務をサポートするシステムです。請求や売り上げ、在庫状況などを一括管理することで、わずらわしい業務を支援します。

SMILE V2 Smartを活用すれば、顧客情報の一括管や、注文書の発行、ピッキングリストの作成などの業務に手間がかかりません。また、実用的な卸売機能も搭載しています。複数店の受注・出荷・売上管理などの業務を効率的に行えるでしょう。

「ECサイト連携」や「コンビニ収納代行会社連携」など、用途に合わせて選べる豊富なオプション機能もご用意しています。

「膨大なデータを一元管理したい」「日々の通販業務を効率化したい」という方は、ぜひSMILE V2 Smartを導入してみてはいかがでしょうか。

まとめ

一元管理システムとは、バラバラに管理されている情報やデータを一か所にまとめて、効率的に業務を進めるためのシステムです。

一元管理システムは、受発注管理や商品・在庫管理、売り上げ管理などの機能を搭載しています。システムの導入により、個別に行っていた情報をまとめられ、作業効率のアップが可能です。より生産的な業務に時間を使えれば、スタッフの負担軽減や売り上げアップを実現できるでしょう。

導入するシステムを選定するときは、自社の求める機能やカスタマイズ性があるかチェックすることが大切です。費用対効果の観点から、予算に合っているかにも着目しましょう。

一元管理システムを導入したい方は、「SMILE V2 Smart」をご検討ください。「SMILE V2 Smart」は、個人のお客様を対象としたEC・通販業務のサポートシステムです。顧客の基本情報や受発注、売り上げなどをまとめて管理します。分析にも役立つので、より生産的で効率的に業務を進められるでしょう。

日々の業務を効率化し、人的ミスの削減を実現したい方は、「SMILE V2 Smar」をぜひご活用ください。