顧客情報を一元管理する方法について解説！最適なのは「CMR」を活用すること

顧客情報を効率的に管理することは、ビジネスでは非常に大切です。顧客情報は、氏名や住所だけでなく、お問い合わせ履歴や購入履歴など、さまざまな情報を記録しなければいけません。

しかし、顧客データの管理がうまくできておらず、「顧客台帳を手入力しているけど管理が大変」「購入履歴を追跡して、効率的に顧客にアプローチがしたい」と悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

この記事では、さまざまな顧客情報を、ひとつのシステムで一元管理する方法を紹介します。顧客の一元管理に最適な「CMR」の活用を、ぜひ検討してみてください。

顧客情報を一元管理する３つの方法

顧客情報を一元管理する方法は、下記の３つです。

それぞれ詳しく解説します。

CRM｜顧客情報の管理に特化したツール

CRMは、顧客情報をまとめて管理するのに特化したマーケティングツールです。自社と顧客との関係性を主軸にした顧客情報の管理を目的としています。

CRMを活用すると、企業や個人の情報のほか、案件情報や購入の履歴など、顧客に関するさまざまな情報をまとめて管理することが可能です。また、分析機能や進捗管理機能、配信機能なども搭載されており、エクセルやスプレッドシートにはない機能が充実しています。

そのため、データを分析・活用すれば、顧客に対して最適なタイミングでアプローチができるようになり、会社の業績アップに繋がるでしょう。

しかし、CRMの導入には、初期費用がかかったり、ツールの使用に慣れたりする必要があります。提供しているCRMツールによって、機能やサポート内容は異なります。CRMを導入するときは、自社にあったCRMを導入しましょう。

表計算ソフト｜スプレッドシートなど

スプレッドシートなどの表計算ソフトを使用して、顧客情報を一元管理する方法もあります。スプレッドシートは、Googleアカウントさえあれば誰でも開設可能なので、新たに顧客管理用のツールを導入する必要がありません。URLを共有すれば誰でも閲覧や編集が可能なので、更新内容がリアルタイムで反映されます。

しかし、複数人でひとつのシートを閲覧・編集するため、「誤ったデータを上書きしてしまう」というリスクが伴います。自分たちでルールを決めて管理していくことが必要です。

また、顧客管理に特化したツールではないため、マーケティングや営業サポートの機能は付いていません。情報の整理や分析は、自力で行わなければならない点に注意してください。

Excel（エクセル）｜関数やマクロが必要

Excelで顧客情報を管理する方法は、馴染みのある人が多く、受け入れられやすいというメリットがあります。普段から社内でExcelを使用しているなら、操作に慣れた人が多く、顧客情報の一元管理をシステム化することも簡単に行えるでしょう。

しかし、Excelで顧客管理をする場合、複雑な関数やマクロが組まれることも多くなります。難しい作業が必要な場合、シートのメンテナンスが特定の作業者に依存し、業務の負担になってしまう可能性があるのです。

Excelでの顧客管理は、情報の入力や、作成後のデータの確認、追加など多くの作業が必要になります。データの管理数や機能の制限もあるため、Excelで顧客情報を一元管理する場合は、会社にとってメリットがあるか、よく検討してから導入しましょう。

顧客情報の一元管理するのに最適なのは「CRM」

顧客情報を一元管理するなら「CRM」で行うのが、最適です。

CRMは、事務作業を自動化したり、簡単にデータを可視化したりなど、顧客管理において必要な機能がすべて揃っています。また、Excelやスプレッドシートなどには備わっていない、さまざまな機能があるのが特徴です。

基本的にCRMは、顧客管理だけでなく、顧客分析・マーケティング支援やプロモーション管理機能が備わっています。その他にも、アンケートによる満足度調査やセミナー・イベント管理、営業支援などの機能があり、CRMだけでさまざまな情報を管理・分析し、顧客との関係性を強化することが可能です。

より戦略的な営業・マーケティング活動ができるようになり、より多くの顧客を獲得し、売上・利益を向上させられるでしょう。

CRMに実装されている機能は、各会社のツールによって異なります。CRMを導入する目的を明確にしたうえで、あなたの会社に適したCRMを選びましょう。

３つのメリット｜顧客情報を一元管理

顧客情報を一元管理するメリットは、以下の３つです。

それぞれ詳しく解説します。

作業の効率化

顧客情報を一元管理することで、作業効率が大幅にアップさせることが可能です。

顧客に関連する情報を営業担当者やカスタマーセンターなど、それぞれの部署で管理している場合、データ収集や集計など単純な作業でも多くの工数がかかります。

また、同じ情報が複数の場所に保存されていると、一方の情報が更新されても、他方の情報は古いままという事態を招くのです。正しい情報を確認するために、さらに時間と手間がかかってしまいます。

一元管理すれば、データ収集の時間が短縮されるだけでなく、データの重複や間違った情報を削除したり、修正する手間がなくなるため業務の効率が上がります。

見込み客の早期発見

顧客管理により顧客ニーズを把握することで、見込み客を早期発見できます。

一元管理した顧客情報は、データを分析することで、顧客の興味・関心がどれほど高いのかを判定する材料となります。見込み客は、自社の商品やサービスを知り、魅力を感じているため、将来購入に至る可能性が高い人です。その人に最適な対応をすることで、売上アップへと繋げられるでしょう。

顧客情報を一元管理するとき、CRMを活用すると、より簡単に顧客のデータ分析が行えます。細かくデータを分析すれば、顧客が必要としている情報が見えてくるので、先回りして情報を提供することも可能です。顧客のニーズを理解して、見込み客を早期に発見することは、ビジネス拡大に直結すると言えます。

欲しい情報が素早く手に入る

欲しい情報を探すとき、複数の場所で顧客管理をしていると、探すのがとても大変です。顧客情報を一元管理することで、情報を探す手間がなくなり、ムダな時間を省けます。

顧客情報を一元管理するときは、会社の中で保存や入力のルールを決めておきましょう。ルールが定まっていないと、情報が整理されず、一元管理しても業務に支障をきたす可能性があります。整理された状態で、誰が見ても顧客情報がわかるようにしておくことが大切です。

顧客情報の一元管理なら「SMILE V2 Smart」

顧客情報を一元管理したいなら、販売管理システム「SMILE V2 Smart」を検討してみてください。

SMILE V2 Smartは、個人のお客様を対象とした通販業務をサポートするシステムです。また、通販だけではなく卸売業務の機能も搭載され、通販業務と卸売業務を一元管理できます。

基本的な機能として、顧客情報や購入･DM・回収･督促の履歴を確認でき、さまざまな条件で検索が可能です。また、注文書の発行や発注残管理・買掛・支払管理にも対応しています。

さらに、オプション機能として、ECサイトとの連携やコンビニ対応の払込取扱票の出力、収納代行会社からの回収データの取込機能を付けることも可能です。

SMILE V2 Smartは、直感的に操作がしやすい分かりやすいデザインを採用しており、業務に関わる豊富な機能がすべて揃っているため、多くの企業から人気があります。

まとめ

顧客情報を一元管理するには、「CRM」「表計算ソフト」「Excel（エクセル）」の３つの方法があります。中でも一番のおすすめは、CRMを使用して顧客情報を一元管理する方法です。

CRMは、Excelやスプレッドシートなどには備わっていない、顧客分析・マーケティング支援などの機能が備わっています。そのため、情報を管理するだけでなく、データを分析して活用することが可能です。顧客に最適な方法とタイミングでアプローチでき、企業の売上アップが期待できます。

顧客情報の一元管理を検討しているなら、ぜひ「SMILEV2 Smart」をご検討ください。SMILEV2 Smartは、顧客情報の管理だけではなく、在庫管理からお支払いに至るまで、トータルでのサポートが可能です。日々の業務を効率化でき、作業時間の短縮やミスの軽減に役立ちます。

一元管理ツールの導入を検討している方は、下記の問い合わせフォームからご相談ください。