一元管理のメリット・デメリットについて解説！効率化につながるポイントも紹介

一元管理とは、部門ごとに管理されていたさまざまな情報を、一箇所に集約したうえで管理することを言います。一元管理システムを導入することで、顧客情報や支払管理など企業が取り扱う膨大な業務データを一括で管理することが可能です。部門関係なく一元管理することで、社内で円滑な情報共有ができ、企業全体の労働の生産性を向上させられます。

適切な情報管理は、生産性の向上を目指すうえで大きな課題です。普段何気なく行っている入力業務や情報の更新作業、別の部署への伝達業務は一元管理することにより、効率化を図れます。

しかし、これまで業務システムを導入したことがない場合、具体的な運用イメージやメリット・デメリットが分からない方も多いのではないでしょうか。

この記事では、一元管理を導入するメリット・デメリット、運用を開始するときのポイントを中心に、分かりやすく解説します。

一元管理で得られる５つのメリット

一元管理をする具体的なメリットには、以下があります。

なぜこのようなメリットが生まれるのか、企業が業務で抱える悩みを踏まえながら詳しく解説していきます。

業務の効率化

一元管理を導入すれば必要な情報を瞬時に見つけ出し、業務の効率化を図ることが可能です。

企業は「人・金・情報・モノ」など、あらゆる情報を管理する必要があり、その管理方法は部署ごとに異なります。この場合、必要な情報を手に入れるために管理場所を確認したり、複数の管理ツールにアクセスしたりしなければなりません。

また、情報の保管場所が複数あると、一方の情報が更新されても、他方の情報は古いままという事態を招きます。そうすると、正しい情報を確認するために、さらに時間と手間がかるでしょう。情報の入力や集計といった単純作業でも大きな工数が発生するのです。

一元管理を行えば、すべての情報を一カ所で管理でき、欲しい情報やデータへすぐにアクセスできるため、業務を効率化することができます。

コスト削減につながる

情報の一元管理を行うことで、情報管理にかかるコストの削減が期待できます。それぞれの部署で情報を管理している場合、複数のツールを使って管理していることが多いのではないでしょうか。これらの情報をまとめて管理することで、ツールの維持費の削減につながります。

また、情報の管理方法が全ての部門で統一されるため、業務の無駄や手間が省けます。今まで作業にかかっていた時間が減れば、人件費の削減にもなるでしょう。

求める情報がすぐに知れる

部門ごとで管理されていた情報を一元管理するようになれば、求める最新情報をすぐに見つけられるようになります。

各部署で情報の管理をしている場合、、担当者がそれぞれ必要に応じて情報の更新を行わなければいけません。これでは情報の新しさが部署ごとで異なってしまい、必要な情報を手に入れるまでに手間がかかってしまいます。

一元管理により、データの重複をなくし適切に更新されるようになれば、最低限のフローで仕事ができるようになり、求める情報もすぐに手に入れられます。また、さまざまな情報管理の属人化も防ぐことも可能です。

情報の伝達ミスがなくなる

全ての情報を一元管理することで、情報の伝達ミスがなくなります。
一元管理をしていない場合、顧客の情報やプロジェクトの進行状況などの情報が分散しているため、少なからず誤った情報でのミスや顧客トラブルが発生するリスクがあります。

業務をシステム化し一元管理することにより、伝達ミスや古い情報を参照してしまうミスがなくなり、トラブルに繋がることを防ぐことが可能です。

また、社員同士の作業の重複もなくなり社員のリソース減少につながるため、企業全体の効率性や生産性を向上させるサポートになると言えます。

コミュニケーションの円滑化

これまで各部門で管理されていた情報が一元管理されることで、これまで以上に部署間の連携が取りやすくなります。必要な情報を探してもらったり、情報の更新をお願いしたりするようなこともなくなるため、より生産性の高いコミュニケーションが取れるようにもなるでしょう。

また、一元管理システムを通してあらゆる情報がどの部門の人も簡単に確認できるため、プロジェクトや課題についての引継ぎや注意点など、円滑な共有ができます。

一元管理をすることは、関係者が必要に応じて情報を確認できるため、スムーズに業務が行えるようになるのです。

一元管理による２つのデメリット

ここまで一元管理を導入するメリットを５つ紹介しました。メリットと合わせてデメリットについても理解しておく必要があります。一元管理を導入するときに起こるデメリットは、主に下記の２つです。

詳しく解説します。

意識改革・定着に時間がかかる

一元管理の体制を導入する場合、これまでの管理方法を一新することになります。そのため、運用していく中で使い方に慣れていく必要があり、新しい管理方法が定着するまでには一定の時間が必要です。

管理方法が新しくなることに抵抗を感じる社員もいるため、意識改革も含めた社員研修を行いながら体制を構築していく必要があります。

一元管理による変更点を明確にしたうえで、社員に対して丁寧に説明していくといいでしょう。

システム導入・運用の費用がかかる

一元管理システムを導入する場合、導入や運用の費用がかかります。運用費用は利用規模や機能オプションによって異なりますが、初期費用や月額基本料金を支払うのが一般的です。ライセンス料や保守費用を含めると高い導入、運用費が必要でしょう。

そのため、必ず費用対効果を考え、一元管理システムを導入する費用とメリットが合っているかの検討が必要です。

一元管理システムを提供している企業は、無料見積りを行ってくれることろもあります。具体的な導入、運用費が知りたい場合は、システムの提供企業へ相談してみましょう。

効率的な一元管理を行うためのポイント

効率良く一元管理を導入し、運用していくためのポイントは、以下の通りです。

この３つのポイントについて、具体的な対策内容を解説していきます。

導入の目的を明確にする

一元管理を導入するときは、その目的を明確にしておくことが大切です。課題や目的を明確にしないまま一元管理システムを導入してしまうと、方向性が定まらず効率の良い運用ができなくなります。目的を明確にするときは社内だけでなく、「顧客に対してもどのようなメリットがあるのか」ということも考えるといいでしょう。

また、導入の目的を言語化しておくことにより、企業が今後何をしようとしているのか、社員に対して意思が伝わりやすくもなります。

システム化する範囲を決めておく

一元管理は取り扱っている商品の種類やジャンルに関係なく、あらゆる企業に欠かせないものですが、全ての業務に対応できるわけではありません。

現状の課題や今後の目的を決定したうえで、それを達成するためにどこまで一新するのか範囲を決めておくようにしましょう。

全ての部門で一元管理を取り入れたい場合も、規模が大きい場合は段階を踏むことで運用スタート時の負担を抑えることができます。具体的な導入イメージが湧かない場合は、現状の課題や目的をシステム提供企業に相談するのもおすすめです。

導入後の周知・フォロー

一元管理システムを導入する場合、導入後の周知やフォローを行うことも大切です。

事前にシミュレーションを行い、起こり得るトラブル等をできる限り予想したうえで、マニュアルを作成することにより、スムーズに運用しやすくなります。

使用方法を教えれば終わりではなく、定期的に改善点や要望を聞き取るなどのフォローも行うようにしましょう。

また、システム導入時には受発注などで不具合が起こる可能性もあるため、必要に応じて取引先企業への周知も行う必要があります。

情報を一元管理するなら「SMILE V2 Smart」

一元管理を導入したいけど初めてで自信がない方や、一元管理する範囲を絞って機能を利用したい方は、「SMILE V2 Smart」をご検討ください。

SMILE V2 Smartとは個人の顧客を対象とした通販業務サポートシステムであり、以下のような機能が搭載されています。

この他にもYahoo!やAmazonのECサイトとの連携や、コンビニ収納代行会社との連携が可能です。また、運送会社と提携している場合には、送り状発行システムの連携もできます。

SMILE V2 Smartは、専門的な知識がない人でも簡単に情報管理できるような、分かりやすい操作性が特徴です。あらゆる業務に関係する機能が豊富にあるため、多くの企業で導入実績があります。初めての導入であっても、訪問サポートやリモートサポートが用意されているため安心して導入、運用することが可能です。

まとめ

一元管理を導入するメリット・デメリットや、効率良く運用していくためのポイントについて解説しました。

一元管理システムを導入することにより、あらゆる情報が全部門で共有できるようになり、業務の効率化につながります。必要な情報が瞬時に見つけられ、情報の伝達ミスがなくなったり、コミュニケーションの円滑化を図れたりなど、さまざまなメリットがあります。

システムを導入するときは、目的や現状の課題を明確にしたうえで、システム化する範囲を決定し、導入後の周知やフォローを定期的に行うことが大切です。

「SMILE V2 Smart」は、あらゆる企業で活かせるさまざまな機能が搭載されており、導入後のフォローも充実しています。一元管理システムの導入を検討している方は、下記の問い合わせフォームからご相談ください。